PROCEDURE ET SANCTIONS DISCIPLINAIRES
LE COMPTE-RENDU D’UN ENTRETIEN D’EVALUATION PEUT CONSTITUER
UNE SANCTION DISCIPLINAIRE
(Cass. soc. 02.02.2022, n° 20-13.833)
La Cour de Cassation a déjà jugé que :
- le message électronique par lequel l’employeur adresse divers reproches à la salariée et l’invite de façon impérative à un changement radical, avec mise au point ultérieure, sanctionne un comportement fautif et constitue un avertissement (Cass. soc., 26.05.2010, n° 08-42.893) ;
- le courriel de l’employeur reprochant au salarié des manquements aux règles et procédures internes relatives à la sécurité des paiements par carte bleue et l’invitant de manière impérative à se conformer à ces règles et à ne pas poursuivre ce genre de pratiques constitue un avertissement (Cass. soc. 09.04.2014, n° 13-10.939) ;
- il peut être déduit des termes d’une lettre de l’employeur adressée au salarié faisant état d’un abus dans ses notes de frais et l’informant que son attitude avait largement entamé la confiance qu’il lui portait, qu’elle constitue une sanction disciplinaire dès lors qu’elle est de nature à affecter la carrière du salarié (Cass. soc. 03.03.2017, n° 15-11.433) ;
- la lettre rappelant au salarié sa présence non autorisée et fautive à plusieurs reprises dans un local technique et l’invitant de manière impérative à respecter les règles régissant l’accès à un tel local constitue une sanction disciplinaire (Cass. soc. 10.02.2021, n° 19-18.903).
Dans un arrêt du 2 février 2022, la Cour de Cassation vient qualifier également de sanction un compte-rendu d’évaluation.
Elle juge en l’espèce que « dans son compte-rendu d’entretien, l’employeur reprochait au salarié son attitude dure et fermée aux changements, à l’origine d’une plainte de collaborateurs en souffrance, des dysfonctionnements graves liés à la sécurité électrique et le non-respect des normes réglementaires, et l’invitait de manière impérative et comminatoire et sans délai à un changement complet et total » et qu’il doit en être « déduit que ce document comportant des griefs précis sanctionnait un comportement considéré comme fautif et constituait un avertissement ».
La frontière est toutefois ténue entre le document susceptible d’être qualifié de sanction disciplinaire et celui qui ne le sera pas.
A l’inverse, la Cour de Cassation avait en effet précédemment jugé que :
- un simple compte-rendu écrit d’entretien, au cours duquel l’employeur avait énuméré divers griefs et insuffisances imputables au salarié, sans manifester son intention de le sanctionner et sans mise en garde contre leur répétition, n’est pas constitutif d’une sanction disciplinaire (Cass. soc., 12.11.2015, n° 14-17.615) ;
- le compte-rendu écrit d’un entretien de recadrage du salarié dans lequel il est précisé qu’une sanction sera demandée, n’est pas une sanction disciplinaire (Cass. soc. 27.05.2021, n° 19-15.507).
La qualification dudit document est pourtant fondamentale dans le cas d’un licenciement ultérieur du salarié concerné dès lors qu’il ne peut pas être sanctionné deux fois pour les mêmes faits et que ce licenciement serait à défaut sans cause réelle et sérieuse.
Les employeurs sont donc invités à la plus grande prudence dans la rédaction de tout document écrit (mail, courrier, compte-rendu…) tendant à reprocher des faits fautifs à un salarié et, de façon générale, préalablement à l’engagement d’une procédure de licenciement. Les salariés licenciés pour leur part auront tout intérêt à examiner attentivement les termes des correspondances et écrits de leur employeur.
LA LETTRE DE LICENCIEMENT NE PEUT ETRE SIGNEE PAR UNE PERSONNE
ETRANGERE A L’ENTREPRISE
(Cass. soc. 26.04.2017, n° 15-25.204)
Selon l’article L 1232-6 du Code du travail, c’est à « l’employeur » qu’il appartient de notifier le licenciement.
Toutefois, la jurisprudence considère que la lettre de licenciement peut être signée par le représentant légal de la personne morale ou par un de ses salariés ayant reçu une délégation de pouvoir à cette fin, sauf si cela confère au licenciement un caractère vexatoire (par exemple si la lettre est signée pour ordre par une secrétaire hiérarchiquement subordonnée au salarié licencié : Cass. soc. 28.10.2002, n° 00-44.548).
Cette délégation n’a pas nécessairement à être écrite : elle peut être tacite et découler de la nature même des fonctions du salarié qui conduit la procédure de licenciement (Cass. soc. 19.11.2010, n° 10-10.095 ; Cass. soc. 26.01.2011, n° 08-43.475).
En revanche, elle ne peut en aucun cas être consentie à une personne étrangère à l’entreprise, la jurisprudence considérant que la finalité même de l’entretien préalable et les règles relatives à la notification du licenciement l’interdisent à l’employeur : dans un tel cas, le licenciement est jugé sans cause réelle et sérieuse (Cass. soc. 26.03.2002, n° 99-43.155 ; Cass. soc. 07.12.2011, n° 10-30.222).
Par un arrêt du 26 avril 2017, la Cour de cassation réaffirme sa jurisprudence interdisant à l’employeur de donner mandat à une personne étrangère à l’entreprise, pour conduire la procédure de licenciement jusqu’à son terme.
Dans cette affaire, l’expert-comptable d’un cabinet extérieur à l’entreprise avait été mandaté par le gérant de cette dernière pour le représenter « dans toutes les démarches de licenciement » à l’égard d’une salariée nommément désignée. L’expert-comptable avait donc signé la lettre de convocation à entretien préalable, mené celui-ci et signé la lettre de licenciement, au nom du gérant. Sa signature était précédée de la mention « po » (pour ordre).
La Cour d’Appel a estimé que les documents comportant la mention « po » ont la valeur de documents rédigés par la personne ayant le pouvoir de signature et a jugé la lettre et la procédure de licenciement parfaitement valables.
La Cour de Cassation avait déjà admis que la lettre de licenciement signée « pour ordre » au nom de l’employeur suffisait à rapporter la preuve de l’existence d’un mandat, lequel doit être considéré comme ayant fait l’objet d’une ratification a posteriori dès lors que la procédure de licenciement a été menée à son terme sans aucune contestation du mandant (Cass. soc. 10.11.2009, n° 08-41.076).
La signature « pour ordre » pouvait-elle pour autant provenir d’une personne étrangère à l’entreprise ?
La Haute Juridiction répond par la négative : elle rappelle que « la finalité même de l’entretien préalable et les règles relatives à la notification du licenciement interdisent à l’employeur de donner mandat à une personne étrangère à l’entreprise pour conduire la procédure de licenciement jusqu’à son terme », puis elle ajoute : « il s’ensuit que la signature pour ordre de la lettre de licenciement au nom de l’employeur par une telle personne ne peut être admise ». Le licenciement est donc dépourvu de cause réelle et sérieuse.
En pratique, si une lettre de licenciement peut être signée pour ordre au nom de l’employeur, ce ne peut être que par un membre du personnel de l’entreprise. Il ne peut s’agir en aucun cas d’un expert-comptable externe ou d’un avocat qui, en tant que personnes étrangères à l’entreprise, ne peuvent recevoir une délégation de pouvoir ou un mandat en la matière.
Il est précisé que dans les groupes de sociétés, ne sont pas considérées comme des personnes étrangères à l’entreprise - et peuvent donc recevoir mandat aux fins de procéder aux licenciements – le président de la société mère (Cass. soc. 06.03.2007, n° 05-41.378), son directeur des ressources humaines (Cass. soc. 15.12.2011, n° 10-21.926), son directeur général délégué (Cass. soc. 16.01.2013, n° 11-26.398) et son directeur financier titulaire d’une délégation de pouvoir en matière de gestion du personnel (Cass. soc. 30.06.2015, n° 13-28.146).
UNE LETTRE DE REPROCHES DE NATURE A AFFECTER LA CARRIERE DU SALARIE CONSTITUE UN AVERTISSEMENT
(Cass. soc. 03.02.2017, n° 15-11.433)
Il est interdit de sanctionner deux fois un salarié pour les mêmes faits. Dès lors qu’une faute a déjà fait l’objet d’une sanction, le pouvoir disciplinaire de l’employeur se trouve donc épuisé.
Par conséquent, dès lors qu’un avertissement a été notifié au salarié, le licenciement prononcé à l’encontre de ce salarié, sans faits nouveaux, est dépourvu de cause réelle et sérieuse.
Il a déjà été jugé que constituait un avertissement un email reprochant au salarié des manquements et l’invitant à se conformer aux règles internes à l’entreprise en cessant sa conduite (Cass. soc. 09.04.2014, n° 13-10.939).
Ce principe est à nouveau illustré dans une décision récente de la Cour de Cassation.
En l’espèce, l’employeur avait constaté, après contrôle des notes de frais de ses salariés, des abus manifestes. Après avoir alerté le personnel de façon générale et l’avoir informé de la modification du mode d’indemnisation des frais de bouche, il avait fait part, par courrier, au principal salarié concerné de sa déception en l’informant que son attitude avait largement entamé la confiance qu’il lui portait.
Un mois après, l’employeur licenciait pour faute grave ce même salarié pour ces mêmes faits.
Le salarié a contesté son licenciement en faisant valoir que la lettre que lui avait adressée personnellement son employeur constituait déjà une sanction disciplinaire qui interdisait à ce dernier de le sanctionner une seconde fois pour les mêmes faits.
L’employeur expliquait, pour sa part, qu’il n’avait pas eu l’intention, lors de l’envoi de cette lettre, de sanctionner son salarié, mais simplement de lui faire part de son mécontentement et de l’informer de sa déception eu égard à son comportement.
La Cour de Cassation a donné raison au salarié : elle a considéré qu’il pouvait être déduit des termes de la lettre adressée au salarié qu’elle constituait une sanction disciplinaire dès lors qu’elle était de nature à affecter la carrière du salarié. Il n’était donc pas possible de prendre une seconde sanction à l’encontre du salarié pour les mêmes faits, de sorte que le licenciement était sans cause réelle et sérieuse.
La décision aurait été différente si le comportement fautif du salarié s’était poursuivi après l’envoi du courrier et s’il avait continué ses abus dans ses notes de frais. En cas de persistance de l’attitude fautive, il est en effet possible, en revanche, d’appliquer une nouvelle sanction.
LA LETTRE DE CONVOCATION A ENTRETIEN PREALABLE N’A PAS A INDIQUER L’IDENTITE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL POUVANT ASSISTER
LE SALARIE
(Cass. soc. 14.06.2016, n° 15-12.522)
Lorsque l’employeur envisage de licencier un salarié, il doit le convoquer à un entretien préalable, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge (article L 1232-2 du Code du travail).
Un délai d’au moins 5 jours ouvrables doit être respecté entre la présentation de la lettre de convocation ou sa remise et l’entretien préalable.
La lettre de convocation doit indiquer la date, l’heure, le lieu et l’objet de l’entretien.
Il est également impératif de mentionner la possibilité offerte au salarié de se faire assister au cours de son entretien :
- par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ;
- ou, en l’absence d’instances représentatives dans l’entreprise, par un conseiller du salarié de son choix.
Dans le deuxième cas, la lettre doit préciser l’adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers est tenue à disposition.
Dans le premier cas, s’il existe des représentants du personnel dans l’entreprise, la question s’est posée de savoir si l’employeur devait communiquer leur identité afin d'assurer l'effectivité de l'assistance.
Dans un arrêt du 14 juin 2016, la Cour de Cassation a répondu par la négative en considérant qu’il n’existait aucune obligation légale pour l’employeur de préciser l’identité des représentants du personnel dans la lettre de convocation.
UNE DEMANDE D’EXPLICATION ECRITE FAITE PAR L’EMPLOYEUR AU SALARIE
PEUT CONSTITUER UNE SANCTION
(Cass. soc. 19.05.2015, n° 13-26.916)
Selon l’article L 1331-1 du Code du travail, « constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l’employeur à la suite d’un agissement du salarié considéré par l’employeur comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération ».
Qu’en est-il alors d’une demande d'explications écrites, consignée dans le dossier individuel du salarié et faisant suite à des actes jugés fautifs par l’employeur ?
La Cour de Cassation avait déjà eu l'occasion d’affirmer qu’une telle demande doit être qualifiée de sanction disciplinaire, dans une affaire où la procédure de demande d’explications écrites en vigueur au sein de la société avait été mise en œuvre à la suite de faits qualifiés de refus d’obéissance et où les demandes formulées par l’employeur et les réponses écrites du salarié étaient conservées dans le dossier individuel de ce dernier (Cass. soc., 30.01.2013, n° 11-23.891).
La Cour de Cassation confirme sa jurisprudence aux termes d’un arrêt du 19 mai 2015 (n° 13-26.916).
Dans cette espèce, un salarié de La Poste avait été convoqué à un entretien préalable à son éventuel licenciement pour avoir commis divers manquements professionnels, puis devant une commission consultative paritaire.
Il avait ensuite reçu une demande d’explications écrites de la part de son employeur conformément à la réglementation interne de la Poste, qui prévoit que le salarié concerné doit, par écrit, « répondre seul et immédiatement aux questions qui lui sont posées » et que « tout refus de s’exécuter intervenant après une mise en demeure constitue un grief supplémentaire et pourrait à lui seul justifier une sanction ». Un procès-verbal, consignant les demandes de l’employeur et les réponses du salarié est en outre versé au dossier individuel de ce dernier.
Finalement licencié pour faute grave, le salarié a contesté la légitimité de la rupture en faisant valoir qu’il avait déjà été sanctionné, par le biais de cette demande d’explications, pour les mêmes faits que ceux invoqués dans la lettre de licenciement.
La Cour d’Appel a estimé que la démarche de l’employeur constituait une simple mesure d’instruction.
Tel n’a pas été la position retenue par la Cour de Cassation, qui a fait droit à la demande du salarié et a affirmé à nouveau qu’« en vertu de la règle non bis in idem, un salarié ne peut être sanctionné deux fois pour le même fait » et que « constitue une telle sanction la demande d'explications écrites mise en œuvre à la suite de faits considérés comme fautifs par l’employeur et donnant lieu à établissement de documents écrits conservés au dossier du salarié ».
L’employeur souhaitant obtenir des explications du salarié sur un comportement ou des faits susceptibles d’être qualifiés de fautifs est donc invité à la plus grande prudence s’il ne veut pas prendre le risque d'épuiser, dès ce stade, son pouvoir disciplinaire.
Il convient donc pour l’employeur :
- de s’en tenir à une simple demande d’éclaircissement, sans qualifier d’ores et déjà de fautifs les faits litigieux, et a fortiori, sans indiquer au salarié qu’il s’expose à une sanction en cas de refus de s’expliquer ;
- de ne pas consigner cette demande et la réponse de l’intéressé dans le dossier personnel de ce dernier.
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